El depósito legal, junto con el ISBN y los derechos de autor, es uno de los asuntos legales que más preocupa a los escritores independientes.
En esta entrada voy a tratar de sofocar tus miedos. Te voy a contar todo lo que necesitas saber acerca del depósito legal (qué es, para qué sirve, cuándo es obligatorio…) para que sepas si, en tu caso, tienes o no que enviar tu libro al depósito. ¡Vamos a ello!
¿Qué es el depósito legal?
El depósito legal es la obligación de enviar a las administraciones publicas ejemplares de las publicaciones de todo tipo. Está regulado por ley.
¿Qué leyes regulan el depósito legal?
La legislación que se encarga de regular el depósito legal en España es la siguiente:
Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal
Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal.
¿Para qué sirve el depósito legal?
El objetivo de este depósito es el de conservar el patrimonio cultural para facilitar su acceso a los investigadores, curiosos y futuras generaciones, ahí es ná.
¿Quién gestiona el depósito legal?
En España, la competencia la tienen transferida las Comunidades Autónomas a través de las 56 oficinas de depósito legal. En la mayoría de los casos se gestiona desde las delegaciones de Educación y/o Cultura.
¿Quién se encarga del cumplimiento de la normativa?
La inspección y seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre depósito legal recae sobre la Biblioteca Nacional de España.
¿Cuándo es obligatorio el depósito legal?
Son objeto de depósito legal, todas las obras bibliográficas, sonoras, visuales, audiovisuales y digitales, producidas o editadas en España por cualquier procedimiento de producción, edición o difusión y distribuidas en cualquier soporte, tangible o intangible.
En el resto de países dependerá de su legislación. Si resides fuera de España, mira la página de créditos de los libros publicados en tu país para ver si tienen el número del depósito.
Otro detalle a tener en cuenta es que el depósito legal es obligatorio tanto si se va a vender la obra como si no.
Los tipos de publicaciones y recursos que deben enviarse al depósito legal son muchos y variados. Como escritor o escritora, los que te interesa conocer son los siguientes:
- Libros y folletos en papel, cualquiera que sea su forma de impresión y estén o no destinados a la venta.
- Recursos continuados tales como publicaciones seriadas, revistas, anuarios, memorias, diarios y recursos integrables, como las hojas sueltas actualizables.
- Las publicaciones de impresión bajo demanda.
- Publicaciones electrónicas en soporte tangible, (esto excluye a los libros electrónicos que no son tangibles, es decir, la mayoría de los que vendes tú, los de Amazon. ¡Te has librado!)
- Todo tipo de publicaciones en línea, tanto de acceso libre como restringido, junto con los metadatos que incluyan, y las publicaciones en ellos contenidas (esto se refiere, principalmente, a los sitios web).
Cómo enviar una obra al depósito legal
El envío de una publicación a la Oficina del Depósito Legal conlleva esta serie de pasos:
Funcionamiento del depósito legal en España
La tramitación del envío de las publicaciones al depósito legal sigue un orden, y es éste:
- Solicitud del número de depósito legal a la oficina de tu provincia. Te llegará un justificante del registro y el ansiado código del depósito legal (cada provincia tiene el suyo).
- Envío de las publicaciones al depósito legal.
- Envío de las publicaciones a los centros de conservación.
¿Quién tiene que solicitar el número de depósito legal?
Según el modificado artículo 7 de la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal:
«Están obligados a solicitar el número de depósito legal los editores de una obra
publicada en formato tangible, o el productor, en el caso de obras sonoras, visuales,
audiovisuales y películas cinematográficas. En el primer caso, si el editor obligado no lo hubiera solicitado, deberá hacerlo, en su defecto, el productor, impresor, estampador o grabador, en este orden.»
Tienen que solicitarlo al depósito legal de su provincia antes de que la obra esté terminada y enviada a imprenta (después de impreso es más engorroso y cutre incluir el número del depósito, y no es lo mismo; en serio, hazlo antes). La solicitud puedes realizarla vía telemática.
Recuerda que, en el caso de los libros autopublicados impresos bajo demanda, el editor eres tú, querido autor. No te escaquees.
Cuando autopublicas un libro, la obligación de solicitar el número del depósito legal te corresponde a ti, tanto si vas a venderlo como si no.
Cómo es el número del depósito legal
El número del depósito legal es un código que se crea con los siguientes elementos:
- Siglas del depósito legal (D. L.) o denominación completa.
- Siglas de la provincia donde está ubicada la Oficina del Depósito Legal.
- Número del depósito del documento.
- Año en el que se asienta el depósito.
Sería una cosa así:
D.L. M. 925-2022
O así:
Depósito legal: B. 25.367-2022
Dónde se incluye el número del depósito legal en los libros
En los libros, el número de depósito legal se incluye en la página de créditos, que es la del reverso de la portada.
¿Quién tiene que enviar las publicaciones al depósito legal?
Los mismos que solicitan el número: el editor, el productor… Lo deben depositar en la Oficina de Depósito Legal antes de su distribución o venta. No te duermas.
¿Cuándo hay que enviar los libros al depósito legal?
Antes de que pases dos meses desde que se termine la obra, y siempre antes de comenzar su distribución o venta.
¿Cuántos ejemplares debo enviar al depósito legal?
En el caso de los libros editados en papel, se deben entregar cuatro ejemplares en la Oficina del Depósito Legal.
En el caso de los libros de impresión bajo demanda, que se consideran libros editados en papel, se deben entregar igualmente cuatro ejemplares en la Oficina del Depósito Legal.
Envío del archivo digital al depósito antes de imprimir el libro
Con la ley de 4 de mayo de 2022, antes de la impresión de los libros hay que enviar un archivo digital al servidor de la Biblioteca Nacional de España y al centro de conservación de la comunidad autónoma que corresponda.
¿Dónde van los ejemplares que se envían al depósito legal?
A los centros de conservación:
- Biblioteca Nacional de España.
- Bibliotecas autonómicas.
- Bibliotecas provinciales.
Según tipifica la ley de 4 de mayo de 2022, son centros de conservación:
- La Biblioteca Nacional de España.
- La Filmoteca Española.
- Los que determinen las Comunidades Autónomas en el Ámbito de sus competencias.
¿Quién envía las publicaciones a los centros de conservación?
La Oficina del Depósito Legal. Para que no digas que no hacen nada.
¿Cuánto cuesta el depósito legal de un libro?
Nada, es gratis (una excusa menos…).
¿Qué tiene que ver el depósito legal con el ISBN?
Pues no mucho. El ISBN es un número que se asigna a los libros para identificarlos y facilitarles a las bibliotecas y librerías su archivo y búsqueda, pero NO es obligatorio. En el caso de los libros autopublicados y vendidos en Amazon no tiene importancia.
¿Qué tiene que ver el depósito legal con el ISSN?
Lo mismo que con el ISBN. La diferencia es que el ISSN es el número que se les asigna a las revistas.
Depósito legal de libros impresos bajo demanda
Es obligatorio el envío a la Oficina del Depósito Legal de los libros impresos bajo demanda. Y recuerda que, aunque la plataforma utilizada para ello sea Amazon, o cualquier otra con sede en el extranjero, como editor que eres de tu obra autopublicada, si resides en España estás obligado al envío de ejemplares al depósito legal, en concreto de cuatro.
Eso sí, al contrario que sucede con los libros de papel ya impresos, en el caso de los impresos bajo demanda no es obligatorio subir el archivo digital previo a la impresión, pero sí hay que hacer entrega de los ejemplares pertinentes en la oficina de Depósito Legal de la provincia en la que tenga su residencia el autoeditor y de solicitar el número.
Depósito legal de publicaciones en línea
Se refiere a todo lo que se publica en Internet, poca cosa. En tu caso, si tienes un blog o publicas relatos o tu novela por capítulos en alguna plataforma de lectura no tienes que preocuparte, ya que no es obligatorio su envío.
A estas publicaciones no se les asigna número de depósito legal, y son los centros de conservación quienes se dedican a bucear por la red y determinan si lo allí publicado tiene algún interés o relevancia.
Eso sí, en el caso de que te lo soliciten, deberás facilitar su recolección, sobre todo si el contenido tiene protegido el acceso con usuario y contraseña. En otras ocasiones la captura se realizará de forma automática por robots.
Imposibilidad de retirar las obras depositadas
«Santa Rita, Rita…», una vez constituido el depósito legal, no se podrá retirar ninguna obra deposita por el único motivo de no desear su comunicación pública.
Depósito legal de libros publicados en Amazon
La ley dice que el depósito legal es obligatorio para «…los editores de una obra
publicada en formato tangible…» que residan en España.
Ergo, si publicas tus libros en Amazon en formato tangible (eso incluye los libros de papel impresos bajo demanda, pero NO los libros electrónicos o ebooks) y resides en España, como ya te he dicho, ESTÁS OBLIGADO a ello. Amazon actúa como distribuidor y vendedor, pero el editor eres tú, y en ti recae la obligación.
Recuerda, si publicas tus libros de papel en Amazon, tienes que enviar cuatro ejemplares al depósito legal.
Y si resides en España y tienes cualquier duda a este respecto, puedes contactar con el Servicio de Depósito Legal de la Biblioteca Nacional de España para que te lo aclaren en esta dirección de correo electrónico: depositolegal@bne.es.
Infracciones y sanciones por no enviar publicaciones al depósito legal
Pues sí, el incumplimiento de esta ley acarrea infracciones y sanciones, ¡qué te pensabas!
Potestad sancionadora
La potestad sancionadora corresponde a los órganos competentes de las Comunidades Autónomas. Y sí, aunque no sean muy competentes también podrán sancionarte, no te libras con un chiste fácil.
Tipos de infracciones
Infracciones leves
Se consideran infracciones leves las siguientes:
a) La ausencia de constitución del depósito legal de una publicación objeto del mismo en los plazos y con el número de ejemplares que se requieren en esta ley.
b) La distribución de ejemplares de una publicación sujeta a depósito legal que carezca del número correspondiente o que no haya sido objeto de depósito.
Infracciones graves
Se consideran infracciones graves las siguientes:
a) La manipulación fraudulenta o dolosa del número de depósito legal.
b) La reincidencia en la comisión de infracción leve.
c) La presentación de datos falsos por las personas obligadas a facilitarlos.
d) La obstrucción a la función inspectora.
e) La negativa de los responsables de las publicaciones electrónicas en línea de acceso restringido o limitado a permitir el acceso a los centros depositarios o a quienes éstos designen, a los efectos de cumplir con su función de depósito legal.
Sanciones
Y como la ley es una cosa seria (sobre todo en España), las sanciones por no acatarla son estas:
1. Por la comisión de una infracción leve se impondrá la sanción de multa de entre 1000 y 2000 euros.
2. Por la comisión de infracciones graves se impondrá la sanción de multa de entre 2001 a 30 000 euros, de acuerdo con la normativa autonómica correspondiente.
3. Las cuantías de estas infracciones podrán ser actualizadas por el Gobierno de conformidad con la evolución del Índice de Precios al Consumo publicado oficialmente.
4. La imposición de sanciones no exime de la obligación de constituir el depósito legal (vamos, que ni pagando te libras de enviar el libro).
Y eso es todo. Espero que tengas claro qué es el depósito legal y cuándo y cómo tienes que utilizarlo.
Y ahora, cuéntame, ¿qué te parece esto del depósito legal? ¿Lo has utilizado en alguna ocasión?
Y si te ha gustado esta entrada, hazme el favorcito, compártela.
Igual es una pregunta tonta, pero ¿cuándo se considera terminada una obra? Por la entrada entiendo que según termino de escribirla, pero ¿antes de que pase por el corrector?
Un saludo y gracias por despejar esta duda.
Hola, Ali.
Está terminada cuando no vas a realizar más correcciones y ya puede publicarse.
Saludos.
Muchas gracias Alberto por toda tu labor.
Hace ya un tiempito que descubrí eso de que quizá lo más fácil es escribir el libro 😅
He leído bastantes de tus post y sinceramente siempre acabas sacándome la sonrisa con alguno de tus comentarios.
Lo del marketing lo llevo fatal.
La última parte de este post me ha reconfortado bastante. Voy a seguir disfrutando de todo este proceso. Aprender incluso de aquello que menos me gusta y seguir escribiendo.
Y que sea lo que tenga que ser 😊
Ya sé que no aporto nada con este comentario pero principalmente quería agradecerte toda tu labor. Hasta las cosas que menos me apetecen las describes de forma amena. Gracias por compartir todo tu conocimiento y experiencia con los que estamos empezando 🙏🙌✨🙌✨🙏
Hola, Maite:
Muchas gracias por tu comentario. Me alegro de que te resulten útiles y entretenidas las entradas.
Espero seguir viéndote por aquí.
Un abrazo y mucho ánimo.
hola, he preguntado y no es gratis, sino todo lo contrario si es autoeditado el libro, pues debes hacerte autónomo, no? vaya locura
Hola, Vassillis.
Gracias por pasarte y comentar.
Creo que es posible que te estés confundiendo de trámite (igual te refieres al ISBN). En España la tramitación del depósito legal es gratuita y no es preciso que seas autónomo para realizarla.
Saludos.
Particularmente, me parece genial que se obligue y se sancione a los editores que no hacen el depósito legal, ya que los derechos del libros están suspendidos hasta que no se realiza dicho depósito. Hay países del cono sur, uno en particular, donde es moneda corriente que los editores se hagan los tontos y no cumplan con la obligación de hacer el depósito legal. Tampoco hacen contrato, esta es una «moda» reciente.
Hola, Deckard:
Gracias por pasarte y comentar.
Un saludo.
Hola Alberto. Gracias por la información. Me dedico a la maquetación de libros (no soy editorial sino diseñador) y un cliente me pide que le cobre el 4% de IVA por tratarse de un libro. El caso es que ni tiene ISBN ni depósito legal y por tanto no entra legalmente en los requisitos para acogerse a ese 4%. ¿Es correcto?
Hola, Ramón. En efecto, el 4% no aplica en los trabajos de maquetación.
Un saludo.
Hola Alberto,
Un libro que se ha editado en el estranjero pero se ha autopublicado en España en formato físico y en ebook a través de Amazon KDP tiene que ser entregado al depósito legal o está exempto? El libro está escrito en Inglés y la editora se encuentra en Turquía.
Muchas gracias de antemano!
Hola, Ad:
Si autopublicas un libro en Amazon KDP para el mercado español, a efectos del depósito legal eres el editor, y por lo tanto sí, tienes obligación de entregar los ejemplares.
Saludos.
Buenas noches,
Tengo una duda. Acabo de publicar un libro en Amazon en formato tapa blanda y quisiera hacerlo, el mismo, en tapa dura, tengo el número del depósito legal para el de tapa blanda ¿Es necesario solicitar un nuevo número o me vale el mismo? Ya se que el IBNS tiene que ser distinto para el control de la obra.
Hola, José Manuel:
Enhorabuena por tu libro.
Si resides en España, sí, necesitas un nuevo número de depósito legal para la edición en tapa dura.
El depósito legal no se asigna a la obra en abstracto, sino a cada edición concreta. Eso incluye cambios como: formato (tapa blanda vs. tapa dura), editorial (si cambia), año de publicación, contenido modificado…
Aunque el contenido sea idéntico, la edición en tapa dura se considera una edición distinta.
Esto sucede porque el depósito legal sirve para que las bibliotecas (como la Biblioteca Nacional de España) conserven todas las versiones publicadas de una obra. Por eso cada formato físico debe tener su propio registro.
Te deseo mucho éxito.
Un saludo.